A karbantartási menedzsment rendszerek (CMMS) kiválasztása kulcsfontosságú lépés, ha hatékonyan szeretnénk kezelni karbantartási folyamatainkat, növelni eszközeink élettartamát, csökkenteni leállási időnket és optimalizálni költségeinket. Ebben a cikkben részletesen megvizsgáljuk, hogyan válasszuk ki a vállalatunk számára legmegfelelőbb CMMS szoftvert, és melyek a döntés meghozatalához szükséges fontos tényezők.

1. Kutatás és összehasonlítás

A CMMS kiválasztásának első lépése a piacikutatás és a rendelkezésre álló lehetőségek alapos összehasonlítása. Ezen fázis során fontos megismerkednünk a különböző CMMS szoftverekkel és a szolgáltatóikkal, valamint figyelembe vennünk azokat a tényezőket, amelyek a vállalatunk számára a leginkább relevánsak.

A piackutatást érdemes az interneten kezdeni, a magyar piacon elérhető legfontosabb szoftverek rendelkeznek saját weboldallal. A legtöbb cég nem teszi nyilvánossá az árait, ezt az információt egyedi ajánlatkérés formájában tudjuk megszerezni.

Kérjünk demo hozzáférést, vagy még hasznosabb lehet az élő termékbemutató, ahol rögtön feltehetjük a kérdéseinket, és a számunkra fontos szempontok szerint alaposabban tanulmányozhatjuk a szoftvert.

1.1 Funkciók és képességek

Először is határozzuk meg, hogy milyen funkciók és képességek a legfontosabbak a vállalatunk karbantartási folyamataihoz. Ilyen például az eszközkezelés, a munkaigények kezelése, a megelőző karbantartás és a jelentéskészítés. Válasszunk olyan szoftvert, ami megfelel a specifikus igényeinknek, és a későbbiekben bővíthető. Fontos, hogy ezek meghatározásánál minden érintettel konzultáljunk. Akiket érdemes bevonni ezen a ponton:

• Karbantartási vezető
• Műszaki igazgató
• Operátorok
• Gazdasági vezető
• IT vezető
• Minőségbiztosításért felelős vezető

1.2 Felhasználóbarát felület

Fontos, hogy a kiválasztott CMMS szoftvernek felhasználóbarát felülettel kell rendelkeznie. A csapatunk nap mint nap használni fogja ezt a szoftvert, ezért egy könnyen kezelhető felület, technikai leírások, automatizmusok nagymértékben segíthetik a hatékonyabb munkavégzést. Ilyenkor lehet fontos szempont például a nyelvesítés lehetősége vagy a többnyelvű használat. Gondoljunk csak bele mekkora előnyt jelent, ha anyanyelvén kell a felhasználónak elsajátítania a szoftver használatát!

1.3 Biztonság és teljesítmény

Az adatbiztonság kiemelkedően fontos szempont a CMMS szoftver kiválasztásánál. Győződjünk meg róla, hogy a választott szoftver megfelelő adatbiztonsági intézkedéseket alkalmaz, hogy megvédje az érzékeny információkat. Vizsgáljuk meg részletesen a jogosultsági rendszert is, megfelelő szintű-e, hogy kiszolgálja a mi szervezetünket?

Kérjünk információkat arról, hogy mennyire gyors és megbízható a rendszer! Elkerüli-e leállásokat és az összeomlásokat? Mekkora hardver igénye van, és mi rendelkezünk-e ekkora kapacitással? Vizsgáljuk meg ezt a mobileszközök vonatkozásában is, mert ha nem áll rendelkezésünkre megfelelő hardver eszköz készleten, akkor a költségvetésünkben ezt figyelembe kell venni.

1.4. Mobilitás és hordozhatóság

A modern CMMS rendszerek mobilalkalmazásokat vagy hordozható platformokat is kínálnak, ami lehetővé teszi a munkatársaknak, hogy külső területen vagy távoli helyeken is hozzáférjenek a rendszerhez. Ez elősegíti az egyes alkalmazások közötti kommunikációt, az adatok és a munkavégzés valós idejű nyomon követését, a papírmentes munka megvalósítását. 

1.5. Testreszabhatóság

A CMMS szoftvernek testreszabhatónak kell lennie, hogy megfeleljen a vállalat egyedi igényeinek. Keressünk olyan szoftvert, amely lehetővé teszi egyedi mezők hozzáadását, egyedi jelentések készítését és a felhasználói felület testreszabását, vagy a fentebb már említett nyelvesítést.

2. Implementáció, integráció és támogatás

A CMMS kiválasztása során fontos figyelembe venni, milyen könnyen vezethető be a vállalatunkban a szoftver, és milyen támogatást nyújt bevezetés után a fejlesztő cég a hosszú távú használathoz.

2.1 Implementáció

Keressünk olyan szoftvert, amely egyszerűsíti az integrációt és az implementációs folyamatot, hogy a vállalatunk könnyen átállhasson rá. Fontos, hogy a cég minél nagyobb implementációs tapasztalttal rendelkezzen: egy több cégnél már bevezetett szoftvernél már nem lesznek nagy meglepetések.

2.2 Integráció

Vizsgáljuk meg, hogy a szoftver képes-e csatlakozni más rendszerekhez (pl. külső feladatkezelő rendszerek, vállalatirányítási rendszer, gyártósorok), mert ezek utólagos kifejlesztése jelentős költséggel járhat. Ha most még nincs is rá szükségünk, a későbbiek során fontos kérdés lehet.

2.3 Támogatás

Az ügyféltámogatás kiemelten fontos szempont. Győződjünk meg arról, hogy a szoftvert kínáló cég biztosítja a szükséges támogatást, például online oktatóanyagokkal, felhasználói kézikönyvekkel és technikai segítséggel. A gyors és hatékony ügyféltámogatás kulcsfontosságú, ha problémák merülnek fel a használat során.

Vegyük számításba, hogy milyen rendelkezésre állási időket vállal az adott cég, kínál-e pl. Help Desk szolgáltatást, van-e dedikált telefonszám, kapcsolattartó megnevezve. Nyújtanak-e egyéni vagy csoportos oktatást, betanítást.

3. Referenciák és ügyfélelégedettség

Kérjünk referenciákat és olvassuk el az ügyfelek véleményeit, hogy megismerjük más vállalatok tapasztalatait a szoftver használatával kapcsolatban.  A hasonló iparágakban működő vagy releváns méretű vállalatok referenciái különösen hasznosak lehetnek.

4. Költségek és hasznok összehasonlítása

Miután szűkítettük a lehetőségek körét, érdemes megvizsgálni a CMMS szoftverek költségeit és előnyeit. Fontoljuk meg az előzetes licencdíjakat, az előfizetési és szoftverfrissítési költségeket, valamint az implementációs, támogatási és az esetleges képzési költségeket. Állítsunk fel egy költségvetést, és hasonlítsuk össze ezeket az előnyökkel, vessük össze a hatékonyabb karbantartással, a csökkentett leállási idővel és az eszközök élettartamának növelésével.

5. Döntés és értékelés

Végül válasszuk ki azt a CMMS szoftvert, amely a legjobban megfelel vállalatunk egyedi igényeinek és a legjobb értéket nyújtja a befektetésünk megtérüléséhez.

A bevezetés után ne felejtsük el az időszakonkénti értékelést! Kérjünk visszajelzést a felhasználóktól arról, hogyan működik a rendszer a valós munkafolyamatokban, és győződjünk meg róla, hogy az üzleti célokat is elérte. Mérjük fel:

• Hogyan teljesít a rendszer az eredeti célok és KPI-k tekintetében?
• Milyen pozitív eredményeket ért el a CMMS bevezetése?
• Milyen területeken lehet továbbfejleszteni vagy optimalizálni a rendszert?
• Milyen visszajelzéseket adtak a felhasználók, és hogyan lehet ezeket hasznosítani a rendszer fejlesztése során?
• Mi a rendszer jövője? Milyen változásokat kell bevezetni a további fejlesztés érdekében?

A megfelelő CMMS szoftver kiválasztása lehetővé teszi a karbantartási folyamatok hatékonyabb kezelését és optimalizálását, ami hosszú távon növelheti a vállalkozás teljesítményét és megtakarításokat eredményezhet. Ne feledje, hogy a CMMS választása stratégiai döntés, amely hozzájárulhat a vállalkozás sikeréhez.

Döntés előtt áll? Nézze meg, milyen eredményeket érhet el a Binarit.TOM CMMS szoftverrel.